Network Menu

Stora Evenemang

Hur fixar man ett riktigt stort SWEA Evenemang med speciell lokal och/eller caterer eller restaurang och/eller hotell?

Oftast utgår detta från styrelsen som ber någon att vara huvudansvarig MEN det är helt okej att föreslå ett evenemang och vara frivillig ansvarig arrangör. Evenemang som dessa inkluderar (men är inte begränsade till) jubileumsmiddagar, regionsmöten, julmarknad (speciella instruktioner finns utformade för detta evenemang), ”get-away-weekend” med hotell, måltider och utflykter osv.

  • Engagemangnivå: Hög.
  • Vad krävs:
    • Rekrytera flera frivilliga (med hjälp av styrelsen) till att hjälpa till med allt eller delar av processen. Sammankalla alla till att ses över fika, en middag, eller lunch för att brainstorma ideer.
    • Bestäm datum, plats, om SWEA familjemedlemmar är medbjudna och vad som behöver arrangeras. (Hur många kan förväntas komma? Måste lokal hyras, restaurang, någons klubblokal etc.? Hotellrum för gästerna? Transport? Behövs en caterer? Hur många val av rätter ska finnas? Behövs bord, stolar, porslin etc.? Underhållning? Vad behöver inhandlas till försäljning? Ska det finnas lotteri? Ska vi be om donationer och sponsorship från lokala företag? Budget? Hur mycket kan deltagarna förväntas att betala? Kostnad för caterer eller mat via restaurangen? Ingår alkohol? Kostnad för hotellrum? Kostnad för transport? Ska det finnas utflykter till olika intressanta mål?; Styrelsen har en god uppfattning om dessa frågor och bör stå i kontakt med arrangörerna under hela processen.)
    • Boka och fixa det som behövs i förväg. (Här är man i kontakt och förhandlar med olika hotell, transport firmor, caterers, restauranger/donatorer och sponsorer vad gäller priser, vad för slags matval som finns, hur stor lokal finns att tillgå etc. Man rekryterar även Sweor som vill hjälpa till med olika jobbskift o.d.)
    • Skriv en kort programbeskrivning och skicka till SWEAs Evite ansvariga för att låta SWEA-medlemmar veta att de är inbjudna till ett evenemang (var, när, kostnad, deadline osv.). Då det gäller julmarknaden bör man även se till att olika marknadsföringskanaler blir inkopplade.
    • Sätt med styrelsens hjälp upp PayPal för inbetalning. Påpeka att anmälan är bindande, alltså, även om en deltagare får förhinder så förväntas hon betala annars går evenemanget back.
    • Betala hotellet/caterern/restaurangen handpenning för att ”hålla” dem. (Detta kan ligga på olika nivåer; många vill ha t.ex. halva summan i förväg. Styrelsens kassör hjälper till att antingen ersätta pengar som en Swea lägger ut eller att skriva en check till hotellet/caterern/restaurangen.)
    • Håll kontakt med delansvariga och kontrollera att alla moment görs.
    • Kontrollera efter deadline hur många som är anmälda, och inhandla eventuella varor som behövs och sätt upp ”scenen” innan de inbjudna kommer. (Detta kan vara att se till att delansvariga har slutfört sina uppgifter, sätta upp bord och stolar och duka, eller dekorera för ett speciellt tema, sätta upp för eventuell underhållning etc.) Sedan träffas man och har trevligt!
    • Städning behövs efteråt beroende på lokal.

Ni som är intresserade av att ordna en träff, tveka inte att fråga styrelsen om råd!

Om du vill arrangera ett annat slags evenemang, läs då mer här

1

2

3